La declaración del Estado de Alarma por el Real Decreto 463/2020 de 14 de marzo y las sucesivas prórrogas del mismo, ha hecho necesario que las organizaciones empresariales se adapten a gran velocidad a las nuevas circunstancias y al cumplimiento de las medidas de seguridad necesarias para la protección de sus trabajadores.
Las empresas han de continuar desarrollando su actividad, pero con la vista siempre en la observancia de la normativa interna y de la legislación vigente para evitar incurrir en incumplimientos o conductas que podrían suponer su responsabilidad penal (art. 31 bis Código Penal).
Los Planes de Prevención de Delitos y otras medidas específicas organizativas y de control son elementos que ayudan a evitar riesgos penales, por lo que han de estar especialmente presentes en situaciones excepcionales, procurando su comunicación o recordatorio a todos los integrantes de la empresa mediante el traslado a los mismos de los Códigos de Conducta, Guías de buenas prácticas o extracto de las políticas corporativas vigentes en las organizaciones, a los efectos de evitar que se comentan conductas poco éticas o contrarias a las normas internas de las empresa.
Asimismo, las corporaciones han de mantener una conducta proactiva en su labor de prevenir posibles riesgos que puedan provocar una condena penal a la entidad. Para ello se analizan a continuación algunos de los riesgos que se han visto más afectados por la situación de COVID-19.
Medidas para proteger la seguridad y salud de los trabajadores
El deber de protección a que está obligada la empresa supone la necesidad de garantizar la seguridad y salud de los trabajadores, teniendo en cuenta que los niveles y medidas de protección que se establezcan deben aplicarse y ajustarse a la naturaleza de las actividades, la evaluación del riesgo para los trabajadores y las características de las novedosas medidas derivadas de la actual situación provocada por el COVID-19.
Los posibles incumplimientos en esta materia y las consecuencias penales derivadas de los mismos vienen específicamente recogidas en el Código Penal (artículo 318), por lo que resulta trascendental la adopción de medidas específicas de seguridad para garantizar la protección de la salud de los trabajadores en el desarrollo de la actividad laboral.
A las medidas ya vigentes en la empresa para la prevención de riesgos laborales, han de sumarse las encaminadas a la prevención del COVID-19, tales como la reorganización del trabajo de forma que se reduzca la frecuencia y el tiempo de contacto entre personas; la adopción de medidas específicas para la protección de los trabajadores especialmente sensibles; facilitar al trabajador los medios necesarios para la adecuada higiene de manos; proporcionar mascarillas, guantes y demás equipos de protección que sean necesarios y efectuar la necesaria labor informativa y formativa de las medidas de protección en todos los ámbitos.
Medidas para la protección de datos personales y los secretos empresariales
Otro riesgo frente al que las empresas han de adoptar específicas medidas de protección es el relativo al descubrimiento y revelación de secretos, también tipificado en el Código Penal y susceptible de provocar la responsabilidad penal de la empresa. Así, se hace necesario adoptar medidas internas encaminadas tanto a la protección de datos personales de los trabajadores, clientes y colaboradores como a la protección de la información confidencial o secreta, propia o de terceros y a la que los integrantes de la entidad tengan acceso en el desarrollo de sus funciones.
En la actual situación en la que muchas empresas han adoptado medidas de teletrabajo, es indispensable que se refuerce la seguridad para la prevención de conductas ilícitas que afecten a datos personales o secretos empresariales. Son necesarias, por tanto, las adecuadas medidas de seguridad informática, limitar el acceso tanto físico como electrónico a la información confidencial y datos de especial protección, considerándose además conveniente, remitir un recordatorio de la cláusula de confidencialidad y protección de datos que han de cumplir lo integrantes de la empresa en cualquier situación.
Asimismo, se recomienda el establecimiento y difusión de una "guía de buenas prácticas para el teletrabajo" y garantizar los "Derechos Digitales" establecidos por la legislación de protección de datos.
Las reuniones por videoconferencia se han hecho necesarias para continuar, en muchos casos, con el desarrollo de la actividad. Es necesario, no obstante, la adopción de especiales cautelas a la hora de la elección de aplicaciones o sistemas de comunicación grupal y videoconferencias y adoptar medidas de seguridad en la configuración de las reuniones virtuales, eligiendo las aplicaciones que más se adapten a las necesidades de la empresa en función de las condiciones de uso y la política de privacidad que nos ofrecen.
Del mismo modo, no ha de olvidarse que los datos de salud de las personas son datos especialmente protegidos, por lo que han de tenerse en cuenta las diversas comunicaciones que al respecto ha publicado la Agencia Española de Protección de Datos.
Una de ellas ha sido la relativa a la toma de temperatura de los trabajadores en los centros de trabajo, la cual se ha revelado como una de las medidas eficaces de prevención. Sin embargo, no debe olvidarse que se trata de un dato de salud y que puede estar relacionado con un posible contagio por COVID-19 o con otra enfermedad. Si la organización está dispuesta a la utilización de este protocolo ha de cumplir con el deber de informar al interesado respecto al tratamiento de este dato.
El dato de la temperatura corporal únicamente se utilizará para facilitar el acceso al puesto de trabajo, no pudiendo utilizarse para otras finalidades, por lo que no se procederá al almacenamiento del mismo, salvo que sea estrictamente necesario y debiendo cumplirse en todo caso el deber de confidencialidad.
Medidas en materia de derecho de la competencia y propiedad intelectual e industrial.
Los planes de Compliance o las adecuadas medidas organizativas y de control permiten evitar conductas colusorias o contrarias a la defensa de la competencia o a la propiedad intelectual o industrial.
En el ámbito de defensa de la competencia y como consecuencia de las circunstancias excepcionales ante las que nos encontramos derivadas de la crisis provocada por el COVID19, puede ser necesaria la colaboración entre empresas competidoras. Dichas actuaciones, que podrían ser contrarias a la ley de defensa de la competencia, se han visto amparadas por la reciente elaboración por la Comisión Europea del "Marco temporal para evaluar cuestiones de defensa de la competencia relacionadas con la cooperación empresarial en respuesta a las situaciones de urgencia ocasionadas por el actual brote de COVID-19".
La Comisión Europea entiende que la cooperación entre las empresas puede contribuir de manera eficiente a evitar la escasez de determinados productos y servicios esenciales durante el COVID-19, adoptando acuerdos o desarrollando actividades tales como la coordinación del transporte, información agregada sobre producción o compartir información sobre productos a competidores, entre otras. Tal y como recuerda la Comisión Europea, estas actuaciones no serán contrarias al derecho de defensa de la competencia siempre que respecto a las mismas se adopten las salvaguardas suficientes contenidas en las directrices de la Comisión Europea sobre acuerdos de cooperación horizontal
En este marco, la Comisión Nacional de Defensa de la Competencia, analiza la compatibilidad con la Ley de Defensa de la Competencia de los acuerdos de cooperación consultados a través del canal que ha puesto a disposición de las empresas, considerando lícitos aquellos acuerdos que cumplan los siguientes requisitos: - Necesidad y proporcionalidad de los mismos al contexto actual - Carácter temporal y abierto a terceros - Existencia de cautelas para evitar intercambios de información comercial sensible entre competidores - Obligación de documentar los contactos entre las partes del acuerdo y su puesta a disposición de la CNMC en caso de que sean requeridos.
En la situación actual debe asegurarse igualmente la aplicación de medidas para la prevención de conductas contrarias a la propiedad industrial o intelectual, debiendo la empresa proporcionar a sus trabajadores softwares con las oportunas licencias y asegurarse que en el caso de teletrabajo con equipos titularidad de los trabajadores debe recordarse a los mismos la prohibición de la utilización de software o programas piratas para el desempeño de la actividad profesional.
Conclusión del equipo de Vaciero
Las adecuadas medidas organizativas y de control, los planes de Compliance y las políticas corporativas dotan a las empresas de gran seguridad para adaptarse a circunstancias excepcionales, evitando que las graves dificultades provocadas por situaciones imprevistas puedan verse empeoradas por incumplimientos normativos que den lugar a responsabilidades penales y/o económicas de la empresa.
VACIERO, firma especializada en la implantación de Modelos de Prevención de Delitos desde el año 2011 en importantes organizaciones y grupos empresariales de ámbito nacional e internacional, de todos los sectores de la economía, y en el asesoramiento a los Órganos de Supervisión y Control, está a disposición de sus clientes para analizar los posibles riesgos penales que pueden sufrir las empresas, con atención especial, en el momento actual, a los derivados de la situación excepcional provocada COVID-19 y trabajar mano a mano con la empresa en la implantación de las medidas que procedan para eliminar o minimizar los riesgos de una posible declaración de responsabilidad penal de la misma.
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