Todas las empresas de una forma u otra “vigilan”, hablan con clientes y proveedores, asisten a ferias, congresos, jornadas técnicas, analizan los productos de la competencia, consultan páginas Webs, blogs redes sociales… pero por lo general esa vigilancia no suele realizarse de forma sistemática y organizada, se vigila de forma puntual ante unas necesidades concretas y lo que es peor la información importante no fluye dentro de la organización, de ahí la importancia de disponer de un sistema de vigilancia tecnológica.
Las empresas más innovadoras utilizan la información y los datos externos como auténticas fuentes de inspiración para alimentar la innovación de sus unidades de negocio
Un sistema de vigilancia tecnológica bien definido y utilizando las herramientas tecnológicas adecuadas permite obtener de una forma automatizada y sistematizada información de utilidad para la empresa sea o no tecnológica. No se trata de aumentar la cantidad de información de la que se dispone en la empresa, sino de obtener informaciones que aporten valor a la organización y que estén en manos de la persona adecuada en el momento oportuno.
Entre los beneficios que una empresa puede obtener al implantar un sistema de vigilancia tecnológica se encuentran:
- Conocer qué productos / servicios relacionados con mi sector están emergiendo y tienen oportunidades de éxito, o por el contrario se están abandonando o dejando de consumir.
- Detectar oportunidades de negocio en nuevos mercados.
- Obtención de tendencias, patrones y modelos de comportamiento sobre el consumo de los productos/servicios de la empresa, permitiendo identificar nuevas oportunidades de negocio, nuevas necesidades de la clientela …
- Conocer lo que está haciendo la competencia actual y potencial así como los productos/servicios que desarrollan y comercializan.
- Llevar a cabo un seguimiento automatizado de perfiles de contratación, licitaciones, concursos públicos ayudas, subvenciones …
- Vigilar cambios en el entorno, asociados a aspectos económicos, legales, sociales y/o culturales, aspectos medio ambientales que puedan tener un impacto en la empresa.
- Detectar contenidos de interés que puedan interesar a mis clientes en los diferentes canales online.
- Reducir el riesgo en la toma de decisiones. Cuanto mejor esté informada la empresa, más segura será la toma de decisiones.
- Incrementar la capacidad de innovación de la empresa. Un flujo constante de informaciones del exterior bien filtrada y compartida es un motor para la creación de nuevas ideas. Las empresas más innovadoras utilizan la información y los datos externos como auténticas fuentes de inspiración para alimentar la innovación de sus unidades de negocio.
De nada sirve coleccionar mucha información si luego esa información no se aprovecha de forma conjunta
¿Cómo se puede poner en marcha un sistema de vigilancia tecnológica?
Lo primero y más importante es tener claro cuáles son los objetivos, la finalidad por la que la empresa desea obtener información del exterior y poder detectar cuáles van a ser sus principales necesidades de información, lo que se conoce como factores críticos de vigilancia, aquellos aspectos en los que la empresa se debe centrar para cubrir los objetivos. Todos esto se suelen documentar y procedimentar en lo que se conoce como Plan de Vigilancia.
Otra cuestión muy importante, es tener claro desde el primer momento el resultado que se espera obtener de la vigilancia, lo que se conoce como producto de vigilancia tecnológica, se debe decidir la herramienta o el formato donde se recojan las informaciones relevantes, las que puedan aportar valor a la organización, que puede ser desde un boletín de noticias interno con las informaciones más relevantes, un informe específico, un blog interno, un espacio en la intranet corporativa, un lector RSS ... en definitiva un lugar centralizado donde se recoja y se evidencie el resultado de la vigilancia.
Una vez se tienen claro los factores críticos de vigilancia, hay que realizar un proceso de búsqueda de fuentes de información, este punto es el más importante de la vigilancia y donde hay que invertir tiempo, hay que buscar de una forma concienzuda las fuentes de información que den respuesta a las necesidades de información asegurándose que sean fuentes fiables y de calidad. Posteriormente se han de utilizar herramientas para capturar de forma automatizada la información nueva que se vaya publicando de las fuentes encontradas.
Finalmente se tienen que definir procedimientos para analizar, difundir y poner en valor la información capturada, de nada sirve coleccionar mucha información si luego esa información no se aprovecha de forma conjunta.
Aunque la vigilancia tecnológica recoge información del entorno, una vez se filtra, se procesa y se difunde, requerirá de alguna forma de comunicación interna, donde cada miembro de la empresa reciba la información necesaria y adecuada en cada momento.
Aunque existen herramientas específicas para realizar todo el proceso de vigilancia que incluyen todas las fases del proceso, una forma bastante habitual de empezar con la vigilancia es utilizando lectores RSS (Really Simple Syndication). La idea es unificar a través de estos lectores la lectura de todas las fuentes de información en un único lugar con el consiguiente ahorro de tiempo.
