En menor o mayor medida nuestras empresas están involucradas en procesos de transformación digital que nos introducen de lleno en la 4ª Revolución Industrial.
Un paso en este largo camino puede ser la elaboración de indicadores en las diferentes áreas de la organización. No es algo novedoso ya que los indicadores están presentes desde hace mucho tiempo en los cuadros de mandos de nuestras organizaciones, muchas veces bajo el nombre de KPIs.
Pero lo que podemos aportar, gracias a las herramientas de BI, es llevar estos indicadores a otro nivel dejando atrás un simple número, semáforo o porcentaje y facilitando que el indicador esté orientado a generar acciones de mejora inmediatas en nuestra área de trabajo concreta.
Los indicadores deben ser pocos, pero cuidadosamente elegidos: los mínimos imprescindibles para decirnos si estamos trabajando de una manera eficaz o si por el contrario tenemos espacio de mejora.
Estos indicadores deberían tener al menos estas características:
- Estar bien diseñados: Quizás sea el factor más importante y al que muchas veces se le da menos importancia. Los expertos nos invitan a dedicar un 80% del tiempo al diseño y el 20% restante al desarrollo e implementación. Debemos preguntarnos qué, por qué, para qué medir y obtener respuestas coherentes para todas ellas. El indicador debe ser fácil de interpretar y muy ágil a la hora de desplegar la información al usuario. Si la herramienta no es sencilla corremos el riesgo de que no se use.
- Datos de calidad: Gracias a las potentes bases de datos de nuestros ERPs y también a todos los recursos a los que podemos acceder fuera de nuestra organización, disponemos de una cantidad de datos ingente. El trabajo más arduo es separar el grano de la paja y quedarnos con datos de la máxima calidad para nuestro indicador. No solo para que presente datos consistentes a lo largo del tiempo sino para que la carga de datos en nuestro modelo sea lo más ligera posible, algo que influye directamente en la agilidad del aplicativo.
- Objetivo SMART y alineado con los objetivos de la organización: Todo indicador debe tener su objetivo expresado por un valor, rango o porcentaje. No tiene sentido profundizar en la selección de un objetivo mediante el método SMART ya que existe una amplia bibliografía al respecto. Lo que a mi entender da un plus de calidad es que el indicador en sí mismo y el objetivo que nos hemos marcado tengan un impacto directo en los propios objetivos de la organización. No aporta mucho valor medir y controlar algo que no tiene ninguna relevancia fuera de las puertas de nuestra área.
- Actualización con una periodicidad razonable: Las herramientas de BI que tenemos a nuestro alcance nos permiten acceder a los datos y actualizar el indicador desde una manera semiautomática (exportando datos desde nuestro ERP) hasta de forma desatendida accediendo directamente y de manera programada a las diferentes bases de datos. Debemos valorar qué nos aporta que el indicador se actualice cada día, cada semana o incluso cada mes. Solamente el sentido común nos ayudará a encontrar la respuesta a este dilema.
- Disponible para toda el área involucrada pero también para el resto de la organización: Nuestras intranets permiten unificar y compartir la información dentro de la organización. Los indicadores no deben ser una excepción y tienen que estar siempre disponibles para todas las partes interesadas.
- Interactivo: El indicador basado en herramientas de BI nos permitirá desgranar los datos hasta el nivel de detalle necesario para un análisis eficaz, movilizándonos a tomar las acciones concretas sobre nuestros procesos y que a posteriori incidirán sobre el propio indicador. Aquí reside realmente la potencia del BI: los indicadores ya no son un Excel o un PowerPoint, ambos mayormente estáticos, sino que son “entes vivos” que permiten al usuario llegar al dato clave en solo dos o tres clics y tomar decisiones.
En resumen, todo indicador que permita analizar datos de calidad para tomar decisiones correctas tiene el potencial para aportar valor a la organización.
Como ejemplo ilustrativo de todo lo anterior, presentamos un posible indicador para el área de compras enfocado a reducir el retraso en las entregas de mercancías por parte de los proveedores.
Cada comprador puede filtrar los datos para obtener su indicador individual y posteriormente analizar mediante alarmas específicas la situación de las diferentes mercancías de sus proveedores asignados. Las acciones concretas que buscaría este indicador son RECLAMAR, REPLANIFICAR o REPARAMETRIZAR las diferentes referencias. Estas acciones tienen un impacto directo sobre los procesos de aprovisionamiento y lo que es más importante, sobre la eficacia del área de compras dentro de la organización.
