Las 10 mejoras que aporta digitalizar el área de compras

El área de compras de una empresa industrial es uno de los departamentos que más puede mejorar si aplicamos la llamada "digitalización". Por este motivo, he querido resumir estas mejoras en una serie de 10 claves. No entraremos a valorar en este capítulo las distintas herramientas digitales que hay en el mercado, sino a enumerar mejoras obvias que experimentamos si digitalizamos el departamento de compras.

1- Comparativa de ofertas

Una de las principales cuestiones que es más difícil de gestionar en los departamentos de compras es la comparación eficaz de ofertas ya que, en muy pocas ocasiones, tenemos la posibilidad de comparar propuestas que se realizan en las mismas condiciones y que están generadas por los proveedores siguiendo unos estándares comunes.

Para ello, la tecnología juega un papel de ayuda fundamental ya que te permite gestionar las peticiones de oferta a proveedores y, además, que éstos oferten a través de herramientas digitales o portales de compras. Estas herramientas digitales no dejan de ser un software que en la mayoría de los casos realiza de forma autónoma comparativas sobre las ofertas de cada proveedor proporcionando así la mejor opción al comprador.

2- Hacer licitaciones

Quedan atrás los tiempos en los que las empresas lanzaban sus licitaciones a través del correo electrónico a sus proveedores conocidos. En la actualidad, existen varios portales digitales de compras en los que las herramientas se ocupan de hacer la licitación y de recibir las propuestas en el plazo requerido de forma oculta y confidencial.

Es posible hacer licitaciones entre proveedores homologados o se puede incluso recibir ofertas de empresas desconocidas que están dadas de alta en los distintos portales para compradores siempre y cuando cumplan los requisitos que queramos.

3- Seguimiento a las solicitudes de oferta y de los plazos de entrega de los pedidos de compra

Un comprador dedica bastantes horas al año en estar detrás de sus proveedores para recibir las ofertas que necesita cuando las necesita, y también de hacer seguimiento para que éstos oferten en el plazo que se necesita. Existen diferentes herramientas que envían de forma automatizada recordatorios en las frecuencias que se precise hasta que los proveedores entregan sus ofertas.

Del mismo modo, un tema bastante complejo de gestionar sin herramientas es el seguimiento de los plazos de los pedidos de compra. La mayoría de los ERP tienen un vacío desde que envían un pedido de compras a un proveedor hasta que reciben el material.

La tecnología ayuda a determinados compradores a hacer seguimiento de los plazos de entrega y enviar recordatorios automáticos a los proveedores en los días previos al vencimiento del plazo y pedir evidencias de que sus pedidos han sido terminados y expedidos, así como medir y cuantificar los retrasos en las entregas.

4- La homologación de proveedores

Hace unos años, los compradores enviaban sus cuestionarios de homologación en Excel o Word por email para que los proveedores cumplimentasen y enviasen sus evidencias en adjuntos a los correos electrónicos.

En la actualidad, contamos con herramientas digitales que incluyen esas cuestiones. Piden evidencias de manera automática y vinculan la actividad del proveedor con la homologación. Estas herramientas tienen en cuenta la caducidad de determinadas cuestiones que la propia herramienta se ocupa de hacer seguimiento al proveedor para mantener al día su homologación, sin intervención del comprador.

5- Asegurarse de que todos los pedidos llegan a los proveedores

Es bastante común, especialmente cuando se envían frecuentes pedidos, que alguno no llegue al proveedor o éste no lo reciba correctamente, lo que provoca retrasos en la fabricación y por tanto en la entrega de los pedidos.

Se soluciona fácilmente si se integra justo al envío del pedido una herramienta en la que el proveedor tenga que confirmar el pedido o plantear cambios de las condiciones o cantidades del mismo para su aceptación.

De esta manera, el comprador puede hacer seguimiento de que todos los pedidos enviados a los proveedores llegan correctamente a su destinario y desaparezca la titica excusa de "no me llegó el pedido".

6- Gestión eficaz de reclamaciones y devoluciones, así como los certificados de calidad y de conformidad de los pedidos

Una de las tareas más desagradables de los departamentos de compras es la devolución de manufacturas y del envío de reclamaciones, ya sean por fallos de calidad, de que el producto o servicio no se corresponde con lo solicitado, cantidad servida insuficiente o incumpliendo de algunas de las condiciones.

Con una herramienta digital se facilita enormemente la gestión de las reclamaciones y devoluciones, ya que, a partir del pedido, se generan enviando la evidencia y son los proveedores los que tienen que seguir el flujo de trabajo de la herramienta digital para subsanar la deficiencia y poder cerrar el pedido sin necesidad de gestiones o correos electrónicos de los compradores industriales.

Del mismo modo, hay numerosos productos o servicios, en los que los proveedores deben emitir certificados de calidad o de conformidad junto con sus pedidos para la correcta gestión de los mismos. Estos procedimientos se suelen realizar mediante una cadena de correos electrónicos en los que se solicitan manualmente y éstos los entregan, o bien, se entregan en papel junto a las mercaderías lo que obliga a escanearlo y adjuntar estos documentos a los expedientes.

Con una buena herramienta digital, el comprador industrial puede solicitar al proveedor que, en el momento de la entrega, suba a la evidencia el certificado de calidad que requiere el expediente de compra, y sea éste un requisito indispensable para poder dar conformidad a la entrega del pedido, de forma que no se pueda cerrar el pedido sin el aporte de la evidencia.

Para el comprador, el trabajo está en revisar la evidencia dentro del expediente digital, pero no tiene que reclamar nada, ya que es el robot digital el que hace la gestión.

7- Generar confianza y mejorar la relación con los proveedores

Para comprar bien es necesario contar con los proveedores más adecuados y más eficientes para cada servicio o producto que necesitamos. No se trata de comprar al más barato, sino al que mejor resulta trabajar.

Si trabajamos de manera profesional, con unos flujos de trabajo claros y digitalizados en el que el proveedor disponga de la información necesaria para hacer sus ofertas o para atender a los pedidos, de una manera estructurada, clara y concisa, vas a generar una enorme confianza en tus proveedores. De este modo, la mayoría estarán deseando trabajar con contigo y ganarán en eficiencia y, a la larga, serán más competitivos.

8- Reducción de errores

Un área que es especialmente crítica a los errores humanos es la función de compras, ya que según el tipo de compras es el departamento que más presupuesto maneja, junto con el personal. Por ese motivo, es especialmente importante revisar y profesionalizar la gestión para minimizar los errores que se cometen.

Usando herramientas digitales con flujos de trabajo bien definidos, que estén conectadas a los ERP y que trabajen con datos correctamente estructurados, permite reducir notablemente la generación de errores humanos en la función de compras ya que los compradores en vez de estar gestionando, estarán revisando y por tanto, se minimizarán errores.

9- Flujo de autorizaciones de compras

Según las organizaciones van creciendo en estructura, se van definiendo qué personas tienen capacidad de compra y en qué grado de decisión, pero prácticamente todos los departamentos de una empresa generan necesidades de compra de servicios o materiales que trasladan al departamento de compras para que estos las gestionen.

Las herramientas digitales definen los flujos internos de solicitud de pedidos de compras mediante roles y capacidades, así como las autorizaciones internas, fases y revisiones que el flujo interno de compras de cada compañía quiera desarrollar para facilitar a los compradores atender las necesidades internas.

10- Analizar las métricas en el cuadro de mando

Una vez que se tiene la información correctamente estructurada, con los flujos de trabajo definidos en una herramienta digital, los compradores pueden definir todo tipo de indicadores de referencia en la función de compras, y es la propia herramienta la que analiza y aporta los datos, en tiempo real, de cómo estamos comprando, de los grados de cumplimento de los proveedores y analizando las áreas de mejora.

Todo ello, graficado, estructurado y gestionado por una herramienta que hace que los compradores sean mucho más eficientes y dediquen sus esfuerzos en trabajar en las aquellas áreas de mejora que consideren como en mejorar la red proveedores y comprar de manera eficaz y profesional lo que provoca un impacto muy directo en la cuenta de resultados, sin necesidad de aumento de la facturación por parte del equipo de desarrollo de negocio.

Y por último, recordad que las mejoras en compras, se suelen por lo general, mantener en el tiempo.